Modelo de responsabilidad compartida

Este modelo de responsabilidades compartidas garantiza que tanto Notion como sus clientes contribuyan a que el uso del espacio de trabajo sea seguro y eficaz.

Consulta el MSA y el DPA de Notion para conocer los términos definidos.

Notion es un espacio único donde puedes pensar, escribir y planificar. Es un espacio todo en uno que permite a los usuarios crear sus propias herramientas para trabajar mejor. Por eso, confían a Notion su información profesional y personal y, a través de Conexiones y las funciones de IA, le dan acceso a información almacenada en otros sistemas.

Un modelo de responsabilidades compartidas (SRM, por sus siglas en inglés) es un marco que describe la división de responsabilidades entre un proveedor de servicios y sus usuarios. Define claramente qué tareas operativas y de seguridad son gestionadas por cada parte.

Este documento describe las responsabilidades compartidas entre Notion y sus clientes a la hora de proteger y mantener la seguridad de los sistemas, las cuentas de usuario y los espacios de trabajo de Notion.

El SRM de Notion aclara tanto a Notion como a sus clientes qué parte es responsable de cada proceso, operación o control. Esto permite a Notion centrarse en las áreas en las que mejor podemos proteger la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de sus sistemas y asumir la responsabilidad de ellas, al tiempo que identificamos aquellas en las que los clientes están en mejores condiciones de proteger sus propias cuentas, espacios de trabajo y datos de cliente. En conjunto, esto mejora la seguridad y la eficiencia a la hora de proteger los sistemas y las cuentas de Notion.

El SRM también promueve la transparencia sobre cómo se prestan los servicios de Notion, proporcionando a los clientes la información que necesitan para evaluar a Notion en el marco de sus propios procesos de evaluación de riesgos y verificación, y ayudando tanto a Notion como a sus clientes a cumplir sus respectivas obligaciones en virtud de las normativas locales, regionales, nacionales e internacionales aplicables.

En resumen: Notion es responsable de crear, operar y proteger la arquitectura del servicio de Notion. Los clientes son responsables de cómo configuran y utilizan dicho servicio, lo que incluye proteger sus credenciales, gestionar quién tiene acceso a sus espacios de trabajo y datos de cliente, y cumplir con la Política de contenido y uso y otros Términos pertinentes.

Algunas responsabilidades descritas en este documento solo pueden ser llevadas a cabo por clientes con permisos elevados en un espacio de trabajo u organización. Es responsabilidad del usuario asignar esos permisos de forma adecuada.

Las herramientas disponibles para cumplir con una responsabilidad determinada varían según el plan. Cuando una funcionalidad está limitada a planes de suscripción específicos, los clientes que dispongan de planes de suscripción sin dicha funcionalidad seguirán siendo responsables del resultado subyacente y deberán considerar controles alternativos.

Notion proporciona los métodos de autenticación y los controles administrativos que rigen cómo inician sesión las personas en Notion y cómo se concede y revoca el acceso al Espacio de trabajo. Los clientes son responsables de seleccionar y configurar los controles adecuados para su organización, así como de proteger las credenciales utilizadas para acceder a sus cuentas.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar y mantener métodos de autenticación, incluidos el inicio de sesión con correo electrónico y contraseña, con Google y con Apple, y el inicio de sesión único mediante SAML 2.0 para los espacios de trabajo de los planes Business y Enterprise.

• Proporcionar autenticación de dos factores para las cuentas que inician sesión con contraseña, mediante una app de autenticación o un código por mensaje de texto.

• Proporcionar API SCIM que permitan a las organizaciones con el plan Enterprise automatizar la creación, actualización y eliminación de usuarios desde su proveedor de identidad.

• Proporcionar controles administrativos que regulen la duración de la sesión, el cierre de sesión forzado, el restablecimiento de contraseñas, la suspensión de cuentas y la verificación de dominios.

• Requerir una prueba verificada de la propiedad del dominio antes de que se pueda utilizar un dominio para controlar cómo su base de usuarios inicia sesión en Notion.

• Revocar el acceso de un usuario a los datos de cliente cuando dicho usuario sea eliminado del espacio de trabajo. Proporcionar controles que permitan a una organización finalizar sesiones y restablecer credenciales en toda su base de usuarios gestionada.

• Mantener controles de acceso de privilegios mínimos en toda la infraestructura de Notion, y exigir que los empleados y contratistas de Notion estén sujetos a obligaciones de confidencialidad.

• Acceder a los datos de cliente con fines de soporte solo cuando un usuario o propietario de un espacio de trabajo haya otorgado su consentimiento, y hacer que dicho consentimiento caduque automáticamente tras un periodo definido.

Responsabilidades del usuario

• Proteger las credenciales de inicio de sesión, utilizar contraseñas seguras y únicas, y evitar su reutilización en otros servicios.

• Mantener cuentas individuales en lugar de cuentas compartidas, y no compartir la información de inicio de sesión.

• Utilizar la autenticación de dos factores en las cuentas que inician sesión con una contraseña.

• Actualizar las credenciales de acuerdo con la política interna y sin demora cuando se detecte una filtración de credenciales en un servicio externo.

• Seleccionar y configurar los métodos de autenticación adecuados para la organización, incluyendo si se aplica el inicio de sesión único.

• Garantizar que solo los usuarios previstos tengan acceso al espacio de trabajo y retirarles el acceso sin demora cuando abandonen la organización o cambien de rol. La retirada automática del acceso requiere SCIM; si no se utiliza, hay que retirarlo manualmente.

• Establecer la duración de la sesión de acuerdo con la política interna y mantener un procedimiento de recuperación en caso de pérdida de acceso al proveedor de identidad.

• Controlar si el Soporte de Notion puede acceder a una cuenta o espacio de trabajo y revocar ese acceso cuando ya no sea necesario.

Notion proporciona el modelo de permisos que determina lo que un usuario autenticado puede ver y hacer, junto con controles administrativos que establecen los límites para compartir. Los clientes son responsables de decidir cómo se aplica ese modelo a sus datos de cliente y de revisar el acceso resultante.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar un modelo de permisos que funcione a nivel de espacio de trabajo, espacio de equipo, página y base de datos, incluyendo grupos de permisos, y aplicarlo de forma coherente en todo el producto.

• Proporcionar un acceso diferenciado para miembros e invitados, de modo que se pueda conceder a los colaboradores externos acceso a datos de cliente específicos en lugar de a todo un espacio de trabajo.

• Proporcionar controles administrativos que permitan a una organización restringir la posibilidad de compartir páginas públicamente, el acceso de invitados, la exportación y el traslado o la duplicación de páginas a otros espacios de trabajo.

• Proporcionar controles que regulen quién puede publicar datos de cliente en la web, incluidos Notion Sites, formularios y enlaces públicos.

• Proporcionar herramientas de visibilidad que permitan a una organización identificar quién tiene acceso a una página, qué páginas se comparten externamente o se publican en la web, y modificar dichos permisos.

• Respetar los permisos configurados del espacio de trabajo al proporcionar funciones de IA y búsqueda.

Responsabilidades del usuario

• Determinar el nivel de acceso adecuado para los datos del cliente y aplicar los permisos en consecuencia.

• Decidir si se permiten la colaboración externa y la publicación de contenido en la web y configurar los controles disponibles en consecuencia.

• Comprender cómo se hereda el acceso. El acceso concedido a una página se extiende por defecto a las páginas anidadas en ella. Si se concede acceso por varias vías, prevalece el nivel más alto.

• Revisar periódicamente quién tiene acceso, incluidos los miembros del espacio de trabajo y los invitados, así como los grupos de permisos, los datos del cliente compartidos externamente y los publicados en la web.

• Retirar el acceso a los datos del cliente cuando termine la colaboración, también a los invitados y colaboradores externos cuyo acceso no se gestione mediante el proveedor de identidad de la organización.

• Garantizar que los datos del cliente publicados en la web estén destinados al público y configurar en consecuencia opciones como la indexación en motores de búsqueda.

• Transferir los datos del cliente que un usuario tenga guardados de forma privada antes de que abandone la organización o durante el plazo limitado en que aún sea posible transferirlos. Después, por lo general no se podrán recuperar. Las herramientas de transferencia solo están disponibles en el plan Enterprise.

Notion almacena y procesa los datos del cliente por cuenta de sus clientes y los protege tanto en tránsito como en reposo. Los clientes deciden qué datos almacenan en Notion, durante cuánto tiempo los conservan y qué obligaciones legales les son aplicables.

Responsabilidades de Notion

• Procesar los datos del cliente de conformidad con el Acuerdo de suscripción principal, el Anexo de procesamiento de datos y la legislación aplicable en materia de protección de datos.

• Cifrar los datos del cliente en reposo mediante AES-256 o un algoritmo estándar del sector que ofrezca una seguridad equivalente o superior, tanto en el almacenamiento en la nube como en las tablas de bases de datos y las copias de seguridad. Cifrar los datos en tránsito mediante TLS 1.2 o una versión posterior.

• Mantener y publicar una lista actualizada de subprocesadores.

• Ofrecer residencia de datos para determinadas categorías de datos del cliente y permitir que las organizaciones que cumplan los requisitos elijan la región en la que se almacenan en reposo.

• No utilizar los datos del cliente para entrenar los modelos de aprendizaje automático de Notion y prohibir por contrato que los subprocesadores de IA lo hagan sin el consentimiento expreso del cliente.

• Proporcionar funciones que permitan a los clientes exportar, conservar y eliminar sus datos, y eliminar los datos del cliente al finalizar el contrato de conformidad con lo acordado.

• Formalizar un Anexo de procesamiento de datos y, cuando corresponda, un Acuerdo de socio comercial con los clientes que los necesiten.

Responsabilidades del usuario

• Determinar qué datos es apropiado almacenar en Notion y garantizar que los datos regulados solo se almacenen cuando existan los acuerdos y la configuración necesarios.

• Establecer y aplicar prácticas de conservación, y eliminar los Datos del cliente que ya no sean necesarios.

• Configurar los ajustes de conservación y eliminación disponibles en el producto de acuerdo con la política interna.

• Proporcionar Datos de la cuenta completos y precisos, y corregirlos sin demora cuando se detecten errores.

• Cumplir las obligaciones del responsable del tratamiento de los datos personales almacenados en un espacio de trabajo, como informar a las personas sobre la privacidad, establecer una base jurídica para el tratamiento y responder a las solicitudes de los titulares de los datos relativas a los Datos del cliente.

• Determinar si se necesita una región específica de residencia de datos, solicitarla si es necesario y saber qué categorías de datos y productos de Notion quedan fuera de su ámbito de aplicación.

• Revisar la lista de subprocesadores de Notion.

Notion gestiona la infraestructura que mantiene disponible el Servicio y conserva copias de seguridad de esa infraestructura para poder restaurarlo. Los clientes son responsables de recuperar sus Datos del cliente con las herramientas que proporciona Notion y de mantener una copia independiente cuando sus obligaciones así lo exijan.

Responsabilidades de Notion

• Operar el Servicio de Notion de acuerdo con los compromisos de disponibilidad establecidos en los Términos de Nivel de Servicio, utilizando infraestructura redundante en múltiples zonas de disponibilidad.

• Publicar el estado operativo del Servicio.

• Mantener copias de seguridad automatizadas, cifradas y supervisadas de los Datos del cliente.

• Almacenar las copias de seguridad según la correspondencia publicada por Notion entre las regiones de residencia de datos y las de las copias de seguridad para la región de residencia de datos seleccionada. La residencia de datos solo se aplica a las categorías definidas de Datos del cliente.

• Mantener y probar periódicamente los planes de recuperación ante desastres y de continuidad del negocio.

• Proporcionar herramientas de recuperación integradas en el producto, como la Papelera y el historial de versiones, para que los clientes puedan restaurar los Datos del cliente por sí mismos.

• Permitir que los clientes exporten una copia de sus Datos del cliente.

Responsabilidades del usuario

• Recuperar páginas y Datos del cliente mediante la Papelera y el historial de versiones, dentro de los plazos de conservación aplicables al plan del usuario.

• Configurar los ajustes de conservación de los Datos del cliente, si están disponibles, de acuerdo con la política interna.

• Mantener una copia independiente de los Datos del cliente cuando la política interna, los compromisos contractuales o la normativa exijan conservarlos durante más tiempo del que permite el producto o disponer de una copia fuera de Notion.

• Generar exportaciones con la frecuencia adecuada a esos requisitos y verificar que estén completas. Los Datos del cliente a los que no tenga acceso la cuenta desde la que se exporta no se incluirán.

• Recuperar las exportaciones dentro del periodo en que el enlace de descarga permanezca válido.

• Planificar la posibilidad de indisponibilidad del servicio como parte de los planes de continuidad del negocio del propio Usuario.

Qué son y qué no son las copias de seguridad de Notion

Las copias de seguridad de Notion sirven para restaurar el Servicio de Notion. No son puntos de restauración a disposición de los clientes ni permiten devolver un espacio de trabajo al estado en que se encontraba en un momento determinado. Los clientes pueden recuperar Datos del cliente concretos mediante la Papelera y el historial de versiones. Una vez transcurridos los plazos aplicables de permanencia en la Papelera y de conservación, esos datos se eliminan definitivamente y no pueden restaurarse. Los clientes no deben depender de Soporte como mecanismo de conservación de datos.

Una exportación genera una copia portátil de los Datos del cliente en formatos como HTML, markdown, CSV o PDF, según el tipo de exportación y el plan. No es una copia de seguridad completa del espacio de trabajo: importar los Datos del cliente exportados no restablecerá sus permisos, ajustes ni configuración original completa, y puede requerir una reorganización manual.

Notion genera registros de la actividad relevante en un espacio de trabajo y los pone a disposición de la organización. Los clientes son responsables de revisarlos, conservarlos cuando sea necesario y actuar en consecuencia.

Responsabilidades de Notion

• Registrar los eventos relacionados con la seguridad que se produzcan en los espacios de trabajo de una organización, incluidos quién realizó la acción, qué hizo, cuándo y, si está disponible, la dirección IP.

• Conservar el historial del registro de auditoría en el producto durante un plazo determinado y ofrecer mecanismos para exportar los eventos o transmitirlos en tiempo real, de modo que los clientes puedan conservarlos durante más tiempo.

• Proporcionar un medio para transmitir eventos a la propia plataforma de supervisión de seguridad del usuario en tiempo real y admitir conexiones a herramientas de prevención de pérdida de datos.

• Supervisar la infraestructura, las redes y los sistemas de Notion para detectar actividades maliciosas y mantener registros internos de esos sistemas.

Responsabilidades del usuario

• Revisar la actividad del registro de auditoría e investigar y actuar ante la actividad que parezca inesperada o no autorizada.

• Conservar los datos de registro durante el plazo exigido por la política interna del cliente o por la normativa, exportando los eventos o transmitiéndolos antes de que termine el plazo de conservación.

• Configurar la supervisión, las alertas y cualquier conexión de seguridad o cumplimiento en el propio entorno del usuario y asegurarse de que dichas integraciones permanezcan operativas.

• Definir qué constituye una actividad sospechosa en el contexto de la organización y asignar la responsabilidad de revisarla.

• Informar a Notion de cualquier actividad sospechosa que pueda indicar que el Servicio se ha visto comprometido.

Qué cubre y qué no cubre el registro de auditoría

El registro de auditoría recoge eventos. Sus entradas y los datos transmitidos describen las acciones realizadas y quién las llevó a cabo, pero no contienen los Datos del cliente de las páginas.

El registro de auditoría comienza a registrar eventos cuando una organización cumple los requisitos para acceder a la función. La actividad anterior no está disponible de forma retroactiva.

Notion desarrolla, gestiona y mantiene el Servicio de Notion y la infraestructura en la que se ejecuta, además de proteger esa infraestructura y aplicarle parches. Los clientes son responsables de los entornos desde los que acceden a Notion.

Responsabilidades de Notion

• Desarrollar, probar, actualizar con parches y mantener la aplicación de Notion y la infraestructura que la sustenta. Notion aplica las actualizaciones del Servicio sin que los clientes tengan que hacer nada.

• Llevar a cabo el modelado de amenazas y las revisiones de diseño seguro para los nuevos lanzamientos, y realizar auditorías de código, revisiones de código y análisis de seguridad de la base de código.

• Encargar pruebas de penetración independientes anuales.

• Implementar y gestionar la seguridad de la red en todos los sistemas de Notion.

• Supervisar la infraestructura, las redes y los activos de Notion para detectar actividades maliciosas.

• Gestionar un programa público de divulgación de vulnerabilidades y encargar pruebas de penetración independientes.

• Proteger los sistemas corporativos y los dispositivos de los empleados de Notion, incluido el cifrado en reposo, la detección y respuesta en los dispositivos y la gestión centralizada de dispositivos.

• Publicar las aplicaciones cliente de Notion y distribuir sus actualizaciones.

Responsabilidades del usuario

• Mantener los dispositivos y sus entornos, incluidos los navegadores web, en versiones compatibles y con los parches necesarios, y gestionar los controles que puedan impedir las actualizaciones de las aplicaciones cliente de Notion.

• Proteger los dispositivos y las redes utilizados para acceder a Notion de acuerdo con las normas de seguridad de los dispositivos del usuario.

• Si las actualizaciones de las aplicaciones cliente de Notion se gestionan de forma centralizada, asegurarse de que sigan aplicándose a tiempo. Si se posponen o desactivan las actualizaciones automáticas, el usuario pasa a ser responsable de aplicar a tiempo los parches de esas aplicaciones.

• Garantizar que las configuraciones de instalación no impidan que los usuarios reciban actualizaciones.

• Informar a Notion de las posibles vulnerabilidades del Servicio de Notion en lugar de explotarlas o divulgarlas públicamente.

Dónde se sitúa el límite

Notion aplica parches al Servicio de Notion. Los clientes no tienen que aplicarlos y las actualizaciones del servidor no requieren ninguna acción por su parte.

Las aplicaciones cliente son diferentes. Notion publica actualizaciones, pero si un dispositivo determinado las recibe depende de cómo esté configurado y gestionado dicho dispositivo. Cuando una organización gestiona el comportamiento de instalación o actualización, mantener los clientes actualizados es responsabilidad de la organización.

Notion proporciona una API, una plataforma de integración y funciones de IA que pueden actuar sobre los Datos del cliente y acceder a sistemas conectados. Los Clientes son responsables de decidir cuáles de ellas habilitar, qué acceso concederles y cómo gestionarlas.

Responsabilidades de Notion

• Proporcionar y mantener la API de Notion, la plataforma de integración, las conexiones y las funciones de IA.

• Respetar los permisos de usuario en la IA de Notion, el Agente de Notion y las conexiones de IA. Los Agentes Personalizados utilizan sus propios permisos concedidos explícitamente, que pueden diferir de los de la persona que interactúa con el agente.

• Proporcionar controles administrativos que regulen qué integraciones y herramientas de IA externas pueden instalarse, qué agentes pueden crearse y si las funciones de IA están habilitadas.

• Proporcionar controles para activar o desactivar la búsqueda en la web mediante IA y exigir confirmación antes de realizar solicitudes web externas.

• Mantener defensas diseñadas para detectar y reducir el riesgo de inyección de instrucciones, incluida la detección de instrucciones ocultas en contenido de terceros y archivos cargados, restricciones en el manejo de enlaces y comprobaciones adicionales cuando los agentes actúen de forma autónoma.

• Abstenerse de utilizar Datos del cliente para entrenar los modelos de Notion y prohibir contractualmente a los subprocesadores de IA que lo hagan sin el consentimiento explícito del cliente.

• Registrar la actividad de las integraciones, las conexiones, los agentes y las herramientas de IA externas en el registro de auditoría.

Responsabilidades del usuario

• Decidir qué integraciones, conexiones, funciones de IA y agentes son adecuados para la organización, y configurar los controles disponibles para reflejar esa decisión.

• Revisar el acceso y las capacidades solicitados por una integración o conexión antes de autorizarla, y confirmar que el servicio de terceros cumple con los requisitos de proveedor del propio Usuario.

• Gestionar los tokens de integración internos, lo que incluye restringir su distribución, rotarlos y revocar los que ya no sean necesarios.

• Gestionar la creación y configuración de agentes, incluido a qué Datos del cliente y herramientas conectadas puede acceder cada agente, y revisar dicho acceso periódicamente.

• Los Clientes deben asegurarse de que los permisos de los agentes estén delimitados adecuadamente.

• Determinar si se pueden activar modelos que retienen datos para las funciones que los requieran.

• Asegurarse de que los Datos del cliente puestos a disposición de Notion a través de sistemas conectados sean adecuados para ese fin, y de que el acceso concedido en el sistema conectado esté, a su vez, correctamente delimitado.

• Informar a los Usuarios de que los Datos del cliente que se originan fuera del Espacio de trabajo, incluidas las páginas web y los archivos cargados, pueden intentar influir en el comportamiento de la IA.

Lo que los clientes deben entender sobre los datos conectados

El acceso concedido a través de una conexión es tan limitado como los permisos concedidos en el sistema conectado. Notion aplica los permisos comunicados por el sistema conectado, pero no subsana los permisos excesivamente amplios del sistema de origen.

Los cambios de permisos en los sistemas conectados se reflejan en Notion tras un intervalo de sincronización y no de forma inmediata, y los Datos del cliente recién añadidos o eliminados pueden tardar tiempo en aparecer o dejar de estar disponibles.

Notion es responsable de la seguridad del servicio de Notion y de notificar a los clientes cuando un incidente afecte a sus Datos del cliente. Los clientes son responsables de cómo responden a los incidentes que afecten a sus propias cuentas, Espacios de trabajo y Datos del cliente, incluidas las notificaciones que estén obligados a realizar.

Responsabilidades de Notion

• Mantener un plan de respuesta ante incidentes documentado y probarlo periódicamente.

• Detectar, clasificar, investigar, contener y subsanar los incidentes de seguridad que afecten a los sistemas de Notion y a los Datos del cliente que Notion almacena.

• Notificar a los clientes afectados los incidentes de seguridad de acuerdo con el Anexo de procesamiento de datos y la legislación aplicable.

• Llevar a cabo una revisión posterior al incidente, incluido el análisis de la causa raíz, y aplicar los resultados a los controles y al plan de respuesta de Notion.

• Publicar el estado operativo del servicio y comunicar las incidencias de disponibilidad.

• Gestionar un programa de divulgación de vulnerabilidades y clasificar y subsanar las vulnerabilidades notificadas.

Responsabilidades del usuario

• Informar a Notion con prontitud, a través del canal adecuado, sobre sospechas de incidentes de seguridad, cuentas comprometidas, sospechas de vulnerabilidades y uso indebido del servicio.

• Detectar y responder a los incidentes que se produzcan dentro de los Espacios de trabajo y cuentas del propio Usuario, incluidas las credenciales comprometidas, el uso compartido inapropiado y el uso indebido por parte de Usuarios internos.

• Mantener los propios procedimientos de respuesta a incidentes del Usuario y definir quién es el responsable de actuar ante la actividad identificada en Notion.

• Adoptar medidas de contención disponibles dentro del producto, incluida la eliminación del acceso, la revocación de sesiones, el restablecimiento de credenciales, la revocación de tokens de integración y la retirada de Datos del cliente publicados.

• Conservar las pruebas pertinentes, incluida la exportación de las entradas del registro de auditoría antes de que superen el periodo de retención.

• Determinar si un incidente conlleva una obligación de notificación por parte del Usuario a un organismo regulador, cliente o persona afectada, y realizar dicha notificación.

• Mantener actualizados los datos de contacto administrativo y de seguridad para que las notificaciones de Notion lleguen a las personas adecuadas.

• Informar a Notion de las posibles vulnerabilidades en lugar de explotarlas o divulgarlas públicamente.

Qué parte detecta qué

Notion supervisa su propia infraestructura y puede detectar incidentes que afecten al Servicio. Notion no puede determinar si una acción válida en el Espacio de trabajo estaba autorizada según las políticas internas del Usuario. Los clientes son responsables de supervisar la actividad del Espacio de trabajo y de responder ante un uso indebido.

Esto incluye incidentes como que un miembro publique Datos del cliente confidenciales, que un empleado que se marcha exporte datos o que un titular legítimo haga un uso indebido de sus credenciales. La detección de estos incidentes y la respuesta ante ellos dependen de que el Usuario revise los registros de actividad y los controles a su disposición.

Notion mantiene un programa de seguridad de la información y privacidad que es auditado de forma independiente y pone a disposición la documentación resultante. Los clientes determinan si Notion es adecuado para sus propias obligaciones normativas y lo configuran en consecuencia.

Responsabilidades de Notion

• Mantener programas de seguridad y privacidad evaluados de forma independiente de acuerdo con los ciclos de auditoría y certificación aplicables.

• Poner la documentación de cumplimiento, incluidos los informes de auditoría y las certificaciones, a disposición de los clientes y clientes potenciales a través del Notion Trust Center.

Responsabilidades del usuario

• Determinar si Notion es adecuado para los datos que el Usuario pretende almacenar y para las obligaciones normativas que le son de aplicación.

• Suscribir los acuerdos necesarios para dicho uso, incluido un Anexo de procesamiento de datos o un Acuerdo de socio comercial cuando proceda.

• Aplicar la configuración requerida por dichos acuerdos, incluida la habilitación de cualquier ajuste específico de cumplimiento y las funciones de seguridad de las que dependen.

• Completar las propias evaluaciones del Usuario, incluidas la evaluación de riesgos de proveedores y cualquier evaluación de impacto de protección de datos requerida por la ley.

• Revisar las certificaciones, los informes de auditoría y la lista de subprocesadores de Notion como parte de los propios procesos de garantía y gestión de cambios del Usuario.

• Demostrar a los propios auditores y reguladores del Usuario que la configuración y el uso que el Usuario hace de Notion cumplen con las obligaciones que le son aplicables.

Qué abarca la certificación

Las certificaciones y los informes de auditoría de terceros independientes de Notion cubren los controles que aplica Notion. No se extienden a cómo una organización individual configura o utiliza Notion.

Un espacio de trabajo que contiene datos regulados no cumple con la normativa por el mero hecho de que Notion posea una certificación. Cuando una obligación depende de la configuración, como restringir el uso compartido, exigir el inicio de sesión único, conservar registros de auditoría o limitar dónde se almacenan los datos, cumplirla sigue siendo responsabilidad del usuario.

Notion establece los términos bajo los cuales se puede utilizar el servicio y los hace cumplir. Los clientes son responsables de su propio uso de Notion y de los datos del cliente almacenados en sus espacios de trabajo.

Responsabilidades de Notion

• Publicar y mantener la Política de contenido y uso, los Términos pertinentes y las políticas relacionadas.

• Proporcionar un mecanismo para que cualquiera que visite una página pública de Notion pueda denunciar los datos del cliente que considere prohibidos.

• Investigar las denuncias y eliminar los datos del cliente o restringir el acceso cuando se identifique una infracción.

• Aplicar un mayor escrutinio a las categorías de uso asociadas con mayores tasas de abuso y suspender o interrumpir el acceso cuando sea necesario para proteger la disponibilidad del servicio.

Responsabilidades del usuario

• Utilizar Notion de acuerdo con los Términos y la Política de contenido y uso, y asegurarse de que las personas que utilizan Notion con la suscripción del usuario hagan lo mismo.

• Asegurarse de que los datos del cliente almacenados en Notion, compartidos desde Notion o publicados a través de Notion cumplan con dichas políticas y con la legislación aplicable.

• Moderar los datos del cliente aportados por otros cuando el usuario distribuya datos del cliente generados por usuarios a través de Notion.

• Utilizar Notion sin superar los límites de capacidad previstos y no intentar eludir, desactivar ni interferir con sus controles de seguridad.

• Realizar cualquier prueba de seguridad de Notion únicamente a través del programa de divulgación de vulnerabilidades de Notion y de conformidad con sus términos.

• Utilizar los canales de soporte y denuncia de buena fe.