Modell der geteilten Verantwortung

Dieses Modell der geteilten Verantwortung sorgt dafür, dass Notion und seine Kundinnen und Kunden gemeinsam eine sichere und effektive Workspace-Umgebung schaffen.

Die Definitionen der Begriffe findest du in der MSA und der DPA von Notion.

Notion ist ein Ort, an dem du denken, schreiben und planen kannst. In diesem All-in-One-Workspace können Nutzende eigene Tools entwickeln, um ihre beste Arbeit zu leisten. Sie vertrauen Notion berufliche und persönliche Informationen an – und gewähren über Integrationen und Konnektoren sowie KI-Funktionen auch Zugriff auf Informationen in anderen Systemen.

Ein Modell der geteilten Verantwortung (Shared Responsibilities Model, SRM) legt fest, wie sich ein Dienstanbieter und die Nutzenden die Verantwortung teilen. Es zeigt klar, wer für welche Sicherheits- und Betriebsaufgaben zuständig ist.

Dieses Dokument beschreibt, wie sich Notion und seine Kundinnen und Kunden die Verantwortung für den Schutz und die Sicherheit der Notion-Systeme, der Nutzerkonten und der Workspaces teilen.

Das Notion-SRM zeigt Notion und seinen Kundinnen und Kunden, wer für welche Prozesse, Abläufe und Kontrollen verantwortlich ist. So kann Notion sich auf die Bereiche konzentrieren, in denen es die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit seiner Systeme am besten schützen kann. Zugleich wird deutlich, wo Kundinnen und Kunden ihre Konten, Workspaces und Kundendaten besser selbst absichern können. Das macht den Schutz der Notion-Systeme und -Konten insgesamt sicherer und effizienter.

Das SRM macht zudem transparent, wie die Notion-Dienste bereitgestellt werden. Es gibt Kundinnen und Kunden die Informationen, die sie brauchen, um Notion im Rahmen ihrer eigenen Risiko- und Prüfprozesse zu bewerten. Außerdem unterstützt es Notion und seine Kundinnen und Kunden dabei, ihre jeweiligen Pflichten nach geltenden lokalen, regionalen, nationalen und internationalen Vorschriften zu erfüllen.

Kurz gesagt: Notion ist dafür verantwortlich, die Architektur des Notion-Dienstes aufzubauen, zu betreiben und zu schützen. Kundinnen und Kunden sind dafür verantwortlich, wie sie den Dienst konfigurieren und nutzen. Dazu gehört, ihre Anmeldeinformationen zu schützen, den Zugriff auf ihre Workspaces und Kundendaten zu verwalten und die Content & Use Policy sowie andere relevante Bedingungen einzuhalten.

Einige der hier beschriebenen Aufgaben können nur Kundinnen und Kunden mit erweiterten Berechtigungen in einem Workspace oder einer Organisation übernehmen. Nutzende sind dafür verantwortlich, diese Berechtigungen angemessen zu vergeben.

Welche Tools für eine Aufgabe verfügbar sind, hängt vom Plan ab. Wenn eine Funktion nur in bestimmten Abo-Plänen verfügbar ist, bleiben Kundinnen und Kunden ohne diese Funktion für das angestrebte Ergebnis verantwortlich. Sie sollten dann andere Kontrollmaßnahmen in Betracht ziehen.

Notion stellt die Authentifizierungsmethoden und administrativen Kontrollen bereit, die regeln, wie sich Personen bei Notion anmelden und wie der Workspace-Zugriff gewährt und entzogen wird. Kunden sind dafür verantwortlich, die für ihre Organisation geeigneten Kontrollen auszuwählen und zu konfigurieren sowie die für den Zugriff auf ihre Konten verwendeten Anmeldedaten zu schützen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Authentifizierungsmethoden bereitstellen und betreiben, darunter die Anmeldung per E-Mail und Passwort, die Anmeldung mit Google oder Apple sowie SAML 2.0 Single Sign-on für Workspaces mit Business Plan oder Enterprise Plan.

• Zwei-Faktor-Authentifizierung per Authentifikator-App oder SMS-Code für Konten bereitstellen, bei denen die Anmeldung mit einem Passwort erfolgt.

• SCIM-APIs bereitstellen, mit denen Enterprise-Organisationen das Erstellen, Aktualisieren und Entfernen von Usern über ihren Identitätsanbieter automatisieren können.

• Administrative Kontrollmöglichkeiten für Sitzungsdauer, erzwungene Abmeldung, Passwortzurücksetzung, Kontosperrung und Domain-Verifizierung bereitstellen.

• Einen verifizierten Nachweis über den Besitz einer Domain verlangen, bevor diese verwendet werden kann, um zu steuern, wie sich die User der Domain bei Notion anmelden.

• Den Zugriff eines Users auf Kundendaten entziehen, wenn der User aus dem Workspace entfernt wird. Kontrollmöglichkeiten bereitstellen, mit denen eine Organisation Sitzungen beenden und die Anmeldeinformationen ihrer verwalteten User zurücksetzen kann.

• In der gesamten Infrastruktur von Notion Zugriffskontrollen nach dem Prinzip der geringsten Berechtigung aufrechterhalten und Mitarbeitende sowie Auftragnehmer von Notion zur Vertraulichkeit verpflichten.

• Nur dann zu Supportzwecken auf Kundendaten zugreifen, wenn ein User oder ein Workspace-Besitzer bzw. eine Workspace-Besitzerin eingewilligt hat, und die Einwilligung nach einem festgelegten Zeitraum automatisch erlöschen lassen.

Verantwortlichkeiten der User

• Schutz von Anmeldeinformationen, Verwendung starker, einzigartiger Passwörter und Vermeidung ihrer Wiederverwendung bei anderen Diensten.

• Verwendung individueller statt gemeinsam genutzter Konten und Verzicht auf die Weitergabe von Anmeldeinformationen.

• Verwendung der Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten, bei denen die Anmeldung mit einem Passwort erfolgt.

• Aktualisierung der Anmeldeinformationen gemäß den internen Richtlinien sowie umgehend, wenn eine Kompromittierung von Anmeldeinformationen bei einem externen Dienst festgestellt wird.

• Auswahl und Konfiguration der für die Organisation geeigneten Authentifizierungsmethoden, einschließlich der Frage, ob Single Sign-on verpflichtend ist.

• Sicherstellung, dass nur die vorgesehenen User Zugriff auf den Workspace haben und dass dieser Zugriff umgehend entzogen wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder die Rolle wechselt. Die automatisierte Aufhebung des Zugriffs erfordert SCIM; wenn SCIM nicht verwendet wird, muss der Zugriff manuell entzogen werden.

• Festlegung der Sitzungsdauer gemäß den internen Richtlinien und Vorhalten eines Wiederherstellungsverfahrens für den Fall, dass der Zugriff auf den Identitätsanbieter verloren geht.

• Kontrolle darüber, ob der Notion-Support auf ein Konto oder einen Workspace zugreifen kann, und Widerruf dieses Zugriffs, wenn er nicht mehr benötigt wird.

Notion stellt ein Berechtigungsmodell bereit, das bestimmt, was authentifizierte User sehen und tun können. Administrative Kontrollmöglichkeiten legen fest, in welchem Rahmen Inhalte geteilt werden können. Kunden entscheiden, wie sie dieses Modell auf Kundendaten anwenden, und überprüfen die daraus entstehenden Zugriffsrechte.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Bereitstellung eines Berechtigungsmodells auf Workspace-, Teamspace-, Seiten- und Datenbankebene, einschließlich Berechtigungsgruppen, sowie dessen konsequente Durchsetzung im gesamten Produkt.

• Bereitstellung unterschiedlicher Zugriffsrechte für Mitglieder und Gäste, sodass externe Mitwirkende Zugriff auf bestimmte Kundendaten statt auf einen gesamten Workspace erhalten können.

• Bereitstellung administrativer Kontrollen, mit denen eine Organisation die öffentliche Freigabe von Seiten, den Zugriff für Gäste, den Export sowie das Verschieben oder Duplizieren von Seiten in andere Workspaces einschränken kann.

• Bereitstellung von Kontrollen, die regeln, wer Kundendaten im Web veröffentlichen darf, einschließlich über Notion Sites, Formulare und öffentliche Links.

• Bereitstellung von Tools, mit denen eine Organisation feststellen kann, wer Zugriff auf eine Seite hat und welche Seiten extern geteilt oder im Web veröffentlicht wurden, sowie die entsprechenden Berechtigungen ändern kann.

• Beachtung der konfigurierten Workspace-Berechtigungen bei der Bereitstellung von KI- und Suchfunktionen.

Verantwortlichkeiten der User

• Festlegung der angemessenen Zugriffsrechte für Kundendaten und entsprechende Vergabe von Berechtigungen.

• Entscheidung darüber, ob externe Zusammenarbeit und öffentliche Veröffentlichung zulässig sind, und entsprechende Konfiguration der verfügbaren Kontrollen.

• Verständnis der Vererbung von Zugriffsrechten. Der Zugriff auf eine Seite erstreckt sich standardmäßig auch auf die darin verschachtelten Seiten. Wird der Zugriff auf mehreren Wegen gewährt, gilt die jeweils höchste Berechtigungsstufe.

• Regelmäßige Überprüfung der Zugriffsrechte, einschließlich der Zugriffsrechte von Workspace-Mitgliedern, Gästen und Berechtigungsgruppen sowie des Zugriffs auf extern geteilte und im Web veröffentlichte Kundendaten.

• Entzug des Zugriffs auf Kundendaten, wenn die Mitwirkung einer Person endet, auch bei Gästen und externen Mitwirkenden, deren Zugriff nicht über den Identitätsanbieter der Organisation verwaltet wird.

• Sicherstellung, dass im Web veröffentlichte Kundendaten für die Öffentlichkeit bestimmt sind, und entsprechende Konfiguration von Optionen wie der Suchmaschinen-Indexierung.

• Übertragung von Kundendaten, die ein Nutzer privat gespeichert hat, bevor dieser ausscheidet oder solange eine Übertragung innerhalb des begrenzten Zeitfensters noch möglich ist. Danach können private Kundendaten in der Regel nicht wiederhergestellt werden. Tools für die Übertragung sind nur im Enterprise Plan verfügbar.

Notion speichert und verarbeitet Kundendaten im Auftrag der Kunden und schützt sie bei der Übertragung und im gespeicherten Zustand. Kunden bestimmen, welche Daten in Notion abgelegt werden, wie lange sie aufbewahrt werden und welche rechtlichen Verpflichtungen dafür gelten.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Kundendaten gemäß dem Abo-Rahmenvertrag, dem Zusatz zur Datenverarbeitung und dem geltenden Datenschutzrecht verarbeiten.

• Kundendaten im Ruhezustand mit AES-256 oder einem branchenüblichen Algorithmus mit gleichwertiger oder höherer Sicherheit verschlüsseln, auch in Cloud-Speichern, Datenbanktabellen und Backups, und Daten bei der Übertragung mit TLS 1.2 oder höher verschlüsseln.

• Eine aktuelle Liste der Auftragsverarbeiter führen und veröffentlichen.

• Datenresidenz für definierte Kategorien von Kundendaten anbieten, damit berechtigte Organisationen die Region auswählen können, in der diese Daten im Ruhezustand gespeichert werden.

• Kundendaten nicht zum Trainieren der Machine-Learning-Modelle von Notion verwenden und KI-Auftragsverarbeitern dies ohne ausdrückliche Zustimmung der Kunden vertraglich untersagen.

• Funktionen bereitstellen, mit denen Kunden ihre Kundendaten exportieren, aufbewahren und löschen können, und Kundendaten bei Vertragsende gemäß der Vereinbarung löschen.

• Mit Kunden, die dies benötigen, einen Zusatz zur Datenverarbeitung und gegebenenfalls eine Geschäftspartnervereinbarung abschließen.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Festlegen, welche Daten in Notion gespeichert werden dürfen, und sicherstellen, dass regulierte Daten nur dort gespeichert werden, wo die erforderlichen Vereinbarungen und Konfigurationen vorliegen.

• Aufbewahrungsregeln festlegen und anwenden sowie nicht mehr benötigte Kundendaten löschen.

• Die im Produkt verfügbaren Einstellungen für Aufbewahrung und Löschung entsprechend den internen Richtlinien konfigurieren.

• Vollständige und korrekte Kontodaten übermitteln und Fehler unverzüglich korrigieren.

• Die Pflichten erfüllen, die für Verantwortliche für personenbezogene Daten in einem Workspace gelten. Dazu gehören die Information betroffener Personen über den Datenschutz, die Festlegung einer Rechtsgrundlage für die Verarbeitung und die Beantwortung von Anfragen betroffener Personen zu Kundendaten.

• Feststellen, ob eine bestimmte Datenresidenzregion erforderlich ist, diese bei Bedarf anfordern und klären, welche Datenkategorien und Notion-Produkte nicht darunterfallen.

• Die Liste der Auftragsverarbeiter von Notion prüfen.

Notion betreibt die Infrastruktur, die den Dienst verfügbar hält, und unterhält Backups dieser Infrastruktur zum Zweck der Wiederherstellung des Dienstes. Kunden sind dafür verantwortlich, ihre eigenen Kundendaten mithilfe der von Notion bereitgestellten Tools wiederherzustellen und eine unabhängige Kopie dieser Kundendaten aufzubewahren, sofern ihre eigenen Verpflichtungen dies erfordern.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Den Notion-Dienst gemäß den Verfügbarkeitszusagen in den Service-Level-Bedingungen auf redundanter Infrastruktur in mehreren Verfügbarkeitszonen betreiben.

• Den Betriebsstatus des Dienstes veröffentlichen.

• Automatisierte, verschlüsselte und überwachte Backups von Kundendaten vorhalten.

• Backups gemäß der von Notion veröffentlichten Zuordnung der Backup-Regionen für die ausgewählte Datenresidenzregion speichern. Die Datenresidenz gilt nur für die definierten Kategorien von Kundendaten.

• Pläne zur Notfallwiederherstellung und Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs pflegen und regelmäßig testen.

• Wiederherstellungstools im Produkt bereitstellen, darunter Papierkorb und Versionsverlauf, damit Kunden Kundendaten selbst wiederherstellen können.

• Eine Exportfunktion bereitstellen, mit der Kunden eine Kopie ihrer Kundendaten erhalten können.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Einzelne Seiten und Kundendaten über den Papierkorb und den Versionsverlauf innerhalb der für den jeweiligen Plan geltenden Aufbewahrungsfristen wiederherstellen.

• Die Einstellungen zur Aufbewahrung von Kundendaten, sofern verfügbar, entsprechend den internen Richtlinien konfigurieren.

• Eine unabhängige Kopie von Kundendaten aufbewahren, wenn interne Richtlinien, vertragliche Verpflichtungen oder Vorschriften eine längere Aufbewahrung als im Produkt möglich oder eine Kopie außerhalb von Notion erfordern.

• Exporte in einem Zeitplan erstellen, der diesen Anforderungen entspricht, und ihre Vollständigkeit prüfen. Kundendaten, auf die das exportierende Konto keinen Zugriff hat, sind im Export nicht enthalten.

• Exporte abrufen, solange der Download-Link gültig ist.

• Mögliche Ausfälle des Dienstes bei der eigenen Planung zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs berücksichtigen.

Notion-Backups richtig einordnen

Notion-Backups existieren zur Wiederherstellung des Notion-Dienstes. Sie sind kein für Kunden zugänglicher Wiederherstellungspunkt und können nicht verwendet werden, um einen Workspace auf seinen Zustand zu einem bestimmten Zeitpunkt zurückzusetzen. Die Wiederherstellung einzelner Kundendaten wird von Kunden über den Papierkorb und den Versionsverlauf durchgeführt. Sobald die geltenden Papierkorb- und Aufbewahrungsfristen für Kundendaten abgelaufen sind, werden diese gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Kunden sollten sich nicht auf den Support als Aufbewahrungsmechanismus verlassen.

Ein Export erstellt eine tragbare Kopie von Kundendaten in Formaten wie HTML, Markdown, CSV oder PDF, abhängig vom Exporttyp und Plan. Es handelt sich nicht um ein vollständiges Workspace-Backup: Der Import exportierter Kundendaten stellt die ursprünglichen Berechtigungen, Einstellungen oder die vollständige Konfiguration des Workspaces nicht wieder her und erfordert möglicherweise eine manuelle Umstrukturierung.

Notion generiert Aufzeichnungen relevanter Aktivitäten innerhalb eines Workspaces und stellt diese der Organisation zur Verfügung. Kunden sind dafür verantwortlich, diese Aufzeichnungen zu überprüfen, sie bei Bedarf aufzubewahren und auf Basis der darin enthaltenen Informationen zu handeln.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Sicherheits- und schutzbezogene Ereignisse erfassen, die in den Workspaces einer Organisation auftreten, einschließlich der handelnden Person, der Aktion, des Zeitpunkts und, sofern verfügbar, der IP-Adresse.

• Den Audit-Log-Verlauf innerhalb des Produkts für einen festgelegten Zeitraum aufbewahren und Export- und Streaming-Mechanismen bereitstellen, damit Kunden ihn länger aufbewahren können.

• Eine Möglichkeit bereitstellen, Ereignisse in Echtzeit an die eigene Sicherheitsüberwachungsplattform eines Benutzers zu streamen, und Integrationen und Konnektoren für Tools zur Verhinderung von Datenverlust unterstützen.

• Notions eigene Infrastruktur, Netzwerke und Systeme auf böswillige Aktivitäten überwachen und für diese Systeme interne Protokolle führen.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Aktivitäten im Audit-Log prüfen und unerwartet oder unbefugt erscheinende Aktivitäten untersuchen und darauf reagieren.

• Protokolldaten so lange aufbewahren, wie interne Richtlinien oder Vorschriften es erfordern. Dazu Ereignisse exportieren oder streamen, bevor ihre Aufbewahrungsfrist abläuft.

• Überwachung, Benachrichtigungen sowie Verbindungen zu Sicherheits- oder Compliance-Tools in der eigenen Umgebung konfigurieren und sicherstellen, dass diese Integrationen funktionieren.

• Festlegen, was innerhalb der Organisation als verdächtige Aktivität gilt und wer solche Aktivitäten überprüft.

• Verdächtige Aktivitäten an Notion melden, wenn sie auf eine mögliche Kompromittierung des Dienstes hindeuten.

Den Umfang des Audit-Logs verstehen

Das Audit-Log zeichnet Ereignisse auf. Protokolleinträge und übertragene Ereignisdaten zeigen, welche Aktionen von wem durchgeführt wurden; sie enthalten keine Kundendaten aus Seiten.

Die Aufzeichnung des Audit-Logs beginnt, sobald eine Organisation für die Funktion berechtigt ist. Zuvor stattgefundene Aktivitäten sind nicht rückwirkend verfügbar.

Notion entwickelt, betreibt und wartet den Notion-Dienst sowie die Infrastruktur, auf der er läuft, einschließlich der Sicherung und des Patchens dieser Infrastruktur. Kunden sind für die Umgebungen verantwortlich, von denen aus sie auf Notion zugreifen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Notion-Anwendung und die zugrunde liegende Infrastruktur entwickeln, testen, mit Patches versorgen und warten. Updates für den Dienst spielt Notion ein; Kunden müssen nichts unternehmen.

• Bedrohungsmodellierungen und Sicherheitsprüfungen des Designs für neue Versionen durchführen sowie Code-Audits, Code-Reviews und Sicherheitsscans der Codebasis vornehmen.

• Jährlich unabhängige Penetrationstests beauftragen.

• Die Netzwerksicherheit in den Systemen von Notion implementieren und verwalten.

• Die Infrastruktur, Netzwerke und Ressourcen von Notion auf böswillige Aktivitäten überwachen.

• Ein öffentliches Programm zur Meldung von Schwachstellen betreiben und unabhängige Penetrationstests beauftragen.

• Die eigenen Unternehmenssysteme und Mitarbeitergeräte von Notion absichern, einschließlich der Verschlüsselung gespeicherter Daten, der Endpunkterkennung und -reaktion sowie der zentralen Geräteverwaltung.

• Notion-Client-Anwendungen veröffentlichen und Updates dafür bereitstellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Unterstützte Endgeräteumgebungen einschließlich Webbrowsern auf dem aktuellen Patchstand halten. Auch Einstellungen prüfen, die Updates der Notion-Client-Anwendungen verhindern könnten.

• Die Geräte und Netzwerke für den Zugriff auf Notion gemäß den eigenen Standards für Endpunktsicherheit absichern.

• Wenn Updates der Notion-Client-Anwendungen zentral verwaltet werden, sicherstellen, dass sie weiterhin zeitnah eingespielt werden. Wer automatische Updates aufschiebt oder deaktiviert, ist selbst dafür verantwortlich, die Client-Anwendungen rechtzeitig mit Patches zu versorgen.

• Sicherstellen, dass Installationskonfigurationen Nutzende nicht daran hindern, Updates zu erhalten.

• Vermutete Schwachstellen im Notion-Dienst an Notion melden, statt sie auszunutzen oder öffentlich offenzulegen.

Wo die Grenze verläuft

Notion patcht den Notion-Dienst. Kunden spielen keine Patches für Notion ein, und für serverseitige Updates ist keine Handlung seitens der Kunden erforderlich.

Client Apps sind anders. Notion veröffentlicht Updates, aber ob ein bestimmtes Gerät diese erhält, hängt davon ab, wie dieses Gerät konfiguriert und verwaltet wird. Wenn eine Organisation das Installations- oder Update-Verhalten verwaltet, liegt es in der Verantwortung der Organisation, Clients auf dem neuesten Stand zu halten.

Notion stellt eine API, eine Integrationsplattform und KI-Funktionen bereit, die auf Kundendaten und verbundene Systeme zugreifen können. Kunden sind dafür verantwortlich zu entscheiden, welche davon aktiviert werden, welchen Zugriff sie erhalten und wie sie verwaltet werden.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Notion-API, die Integrationsplattform, Verbindungen und KI-Funktionen bereitstellen und pflegen.

• Benutzerberechtigungen in Notion AI, Notion Agent und AI Connect berücksichtigen. Custom Agents verwenden ihre eigenen ausdrücklich erteilten Berechtigungen, die sich von denen der Person unterscheiden können, die mit dem Agenten interagiert.

• Administratoren Steuerungsmöglichkeiten bereitstellen, mit denen sie festlegen können, welche Integrationen und externen KI-Tools installiert, welche Agenten erstellt und ob KI-Funktionen aktiviert werden dürfen.

• Steuerelemente bereitstellen, um die KI-Websuche zu aktivieren oder abzuschalten und vor externen Webanfragen eine Bestätigung zu verlangen.

• Schutzmaßnahmen aufrechterhalten, die das Risiko durch Prompt-Injection erkennen und verringern sollen. Dazu gehören die Erkennung versteckter Anweisungen in Inhalten Dritter und hochgeladenen Dateien, Einschränkungen beim Umgang mit Links und zusätzliche Prüfungen, wenn Agenten eigenständig handeln.

• Davon absehen, Kundendaten zum Trainieren der Modelle von Notion zu verwenden, und KI-Auftragsverarbeitern vertraglich untersagen, dies ohne ausdrückliche Zustimmung des Kunden zu tun.

• Aktivitäten von Integrationen, Verbindungen, Agenten und externen KI-Tools im Audit-Log aufzeichnen.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Entscheiden, welche Integrationen, Verbindungen, KI-Funktionen und Agenten für die Organisation angemessen sind, und die verfügbaren Steuerelemente so konfigurieren, dass sie diese Entscheidung widerspiegeln.

• Vor der Autorisierung prüfen, welchen Zugriff und welche Funktionen eine Integration oder Verbindung anfordert. Außerdem sicherstellen, dass der Drittanbieterdienst die eigenen Anforderungen an Anbieter erfüllt.

• Interne Integrationstoken verwalten, ihre Weitergabe einschränken, sie regelmäßig erneuern und nicht mehr benötigte Token widerrufen.

• Die Erstellung und Konfiguration von Agenten steuern, einschließlich der Frage, auf welche Kundendaten und verbundenen Tools jeder Agent zugreifen kann, und diesen Zugriff regelmäßig überprüfen.

• Kunden müssen sicherstellen, dass Agentenberechtigungen angemessen begrenzt sind.

• Festlegen, ob datenspeichernde Modelle für Funktionen aktiviert werden dürfen, die diese erfordern.

• Sicherstellen, dass Kundendaten, die Notion über verbundene Systeme zur Verfügung gestellt werden, für diesen Zweck geeignet sind und dass der im verbundenen System gewährte Zugriff selbst korrekt begrenzt ist.

• Nutzende darauf hinweisen, dass Kundendaten von außerhalb des Workspace – etwa Webseiten und hochgeladene Dateien – versuchen können, das Verhalten der KI zu beeinflussen.

Verbundene Daten verstehen

Der über eine Verbindung gewährte Zugriff ist nur so eingeschränkt wie die im verbundenen System erteilten Berechtigungen. Notion setzt die vom verbundenen System gemeldeten Berechtigungen durch, korrigiert jedoch keine zu weit gefassten Berechtigungen des Quellsystems.

Berechtigungsänderungen in verbundenen Systemen werden in Notion erst nach einem Synchronisierungsintervall übernommen, nicht sofort. Es kann außerdem einige Zeit dauern, bis neu hinzugefügte Kundendaten erscheinen oder gelöschte Kundendaten nicht mehr verfügbar sind.

Notion ist für die Sicherheit des Notion-Dienstes verantwortlich und benachrichtigt Kunden, wenn ein Vorfall ihre Kundendaten betrifft. Kunden sind dafür verantwortlich, auf Vorfälle im Zusammenhang mit ihren Konten, Workspaces und Kundendaten zu reagieren und erforderliche Benachrichtigungen vorzunehmen.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Einen dokumentierten Plan zur Reaktion auf Vorfälle pflegen und diesen regelmäßig testen.

• Sicherheitsvorfälle, die die Systeme von Notion und die von Notion gespeicherten Kundendaten betreffen, erkennen, triagieren, untersuchen, eindämmen und beheben.

• Betroffene Kunden gemäß dem Datenverarbeitungszusatz und geltendem Recht über Sicherheitsvorfälle benachrichtigen.

• Eine Nachbesprechung des Vorfalls einschließlich einer Ursachenanalyse durchführen und die Erkenntnisse auf die Kontrollen und den Reaktionsplan von Notion anwenden.

• Den Betriebsstatus des Dienstes veröffentlichen und über Vorfälle informieren, die die Verfügbarkeit beeinträchtigen.

• Ein Programm zur Offenlegung von Schwachstellen betreiben und gemeldete Schwachstellen bewerten und beheben.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Vermutete Sicherheitsvorfälle, kompromittierte Konten, vermutete Schwachstellen und den Missbrauch des Dienstes umgehend über den entsprechenden Kanal an Notion melden.

• Vorfälle in den eigenen Workspaces und Konten erkennen und darauf reagieren. Dazu gehören kompromittierte Anmeldeinformationen, unangemessene Freigaben und Missbrauch durch interne Nutzende.

• Eigene Vorkehrungen für die Reaktion auf Vorfälle aufrechterhalten und festlegen, wer bei in Notion erkannten Aktivitäten handeln muss.

• Verfügbare Maßnahmen zur Eindämmung im Produkt ergreifen: Zugriff entziehen, Sitzungen widerrufen, Anmeldeinformationen zurücksetzen, Integrationstoken widerrufen und veröffentlichte Kundendaten zurückziehen.

• Relevante Beweismittel sichern und dabei Audit-Log-Datensätze exportieren, bevor ihre Aufbewahrungsfrist abläuft.

• Feststellen, ob ein Vorfall eine Pflicht zur Benachrichtigung einer Aufsichtsbehörde, von Kunden oder betroffenen Personen auslöst, und die Benachrichtigung vornehmen.

• Kontaktangaben für Verwaltungs- und Sicherheitsfragen aktuell halten, damit Benachrichtigungen von Notion die richtigen Personen erreichen.

• Vermutete Schwachstellen an Notion melden, statt sie auszunutzen oder öffentlich bekannt zu geben.

Verstehen, wer welche Vorfälle erkennt

Notion überwacht seine Infrastruktur und kann Vorfälle erkennen, die den Dienst betreffen. Ob eine ansonsten gültige Workspace-Aktion nach den internen Richtlinien der Nutzenden autorisiert war, kann Notion nicht feststellen. Kunden müssen Workspace-Aktivitäten überwachen und auf Missbrauch reagieren.

Dazu zählen Vorfälle, bei denen ein Mitglied vertrauliche Kundendaten veröffentlicht, eine ausscheidende Person Daten exportiert oder Anmeldeinformationen von der Person missbraucht werden, der sie rechtmäßig zugewiesen sind. Um solche Ereignisse zu erkennen und darauf zu reagieren, müssen Nutzende die Aktivitätsprotokolle prüfen und die verfügbaren Kontrollmöglichkeiten nutzen.

Notion unterhält ein Programm für Informationssicherheit und Datenschutz, das unabhängig geprüft wird, und stellt die daraus resultierende Dokumentation zur Verfügung. Kunden entscheiden, ob Notion für ihre eigenen regulatorischen Verpflichtungen geeignet ist, und konfigurieren es entsprechend.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Unabhängig bewertete Sicherheits- und Datenschutzprogramme gemäß den geltenden Audit- und Zertifizierungszyklen unterhalten.

• Compliance-Dokumentation, einschließlich Audit-Berichten und Zertifizierungen, Kunden und potenziellen Kunden über das Notion Trust Center zur Verfügung stellen.

Verantwortlichkeiten der Nutzenden

• Feststellen, ob Notion für die Daten geeignet ist, die Nutzende speichern möchten, und ob Notion ihre regulatorischen Anforderungen erfüllt.

• Die für diese Nutzung erforderlichen Vereinbarungen abschließen, darunter einen Auftragsverarbeitungsvertrag oder gegebenenfalls eine Geschäftspartnervereinbarung.

• Notion gemäß diesen Vereinbarungen konfigurieren. Dazu gehören die Aktivierung erforderlicher Compliance-Einstellungen und der Sicherheitsfunktionen, von denen diese abhängen.

• Eigene Bewertungen durchführen, darunter eine Risikobewertung von Anbietern und eine gegebenenfalls gesetzlich vorgeschriebene Datenschutz-Folgenabschätzung.

• Die Zertifizierungen, Audit-Berichte und die Liste der Auftragsverarbeiter von Notion im Rahmen der eigenen Prüf- und Änderungsmanagementprozesse prüfen.

• Den eigenen Prüfern und Aufsichtsbehörden nachweisen, dass die Konfiguration und Nutzung von Notion den geltenden Pflichten entspricht.

Was die Zertifizierung abdeckt

Die Zertifizierungen und Prüfberichte unabhängiger Dritter für Notion decken die Kontrollen ab, die Notion durchführt. Sie erstrecken sich nicht darauf, wie einzelne Organisationen Notion konfigurieren oder nutzen.

Ein Workspace mit regulierten Daten ist nicht schon deshalb konform, weil Notion zertifiziert ist. Ob Verpflichtungen erfüllt werden, die von der Konfiguration abhängen – etwa die Freigabe einzuschränken, Single Sign-on durchzusetzen, Prüfprotokolle aufzubewahren oder Speicherorte für Daten zu begrenzen –, liegt weiterhin in der Verantwortung der Nutzenden.

Notion legt die Bedingungen fest, unter denen der Dienst genutzt werden darf, und setzt diese durch. Kunden sind für ihre eigene Nutzung von Notion und für die in ihren Workspaces gespeicherten Kundendaten verantwortlich.

Verantwortlichkeiten von Notion

• Die Content & Use Policy, die relevanten AGB und zugehörige Richtlinien veröffentlichen und pflegen.

• Allen, die eine öffentliche Notion-Seite ansehen, die Möglichkeit geben, mutmaßlich unzulässige Kundendaten zu melden.

• Meldungen prüfen und bei festgestellten Verstößen Kundendaten entfernen oder den Zugriff einschränken.

• Nutzungsarten mit erhöhtem Missbrauchsrisiko genauer prüfen und den Zugriff bei Bedarf aussetzen oder beenden, um die Verfügbarkeit des Dienstes zu schützen.

Verantwortlichkeiten der Nutzer

• Notion gemäß den AGB und der Content & Use Policy nutzen und sicherstellen, dass sich Personen, die Notion im Rahmen des Abos nutzen, ebenfalls daran halten.

• Sicherstellen, dass Kundendaten, die in Notion gespeichert, von Notion aus geteilt oder über Notion veröffentlicht werden, diesen Richtlinien und geltendem Recht entsprechen.

• Von anderen beigesteuerte Kundendaten moderieren, wenn nutzergenerierte Kundendaten über Notion verbreitet werden.

• Notion nur im vorgesehenen Rahmen nutzen und nicht versuchen, die Sicherheitskontrollen zu umgehen, abzuschalten oder zu beeinträchtigen.

• Sicherheitstests an Notion nur im Rahmen des Programms von Notion zur Offenlegung von Schwachstellen und gemäß dessen Bedingungen durchführen.

• Support- und Meldekanäle nach bestem Wissen und Gewissen nutzen.